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Dicas de como organizar as demandas e melhorar a gestão de condomínio

A rotina de quem faz a gestão de condomínio é bem cheia. Para que saia tudo conforme o planejado, veja algumas dicas.

Realizar a gestão de condomínio hoje em dia se tornou uma tarefa equivalente a gerir uma empresa. Quem é responsável por este gerenciamento necessita de atenção e muita dedicação. A rotina do condomínio envolve muitas pessoas: condôminos, colaboradores, prestadores de serviço e outros.

Primeiramente, vamos lembrar o que é a gestão de condomínio. De forma geral, é cuidar de cada detalhe que envolve o empreendimento: atividades operacionais, coordenação de colaboradores, acompanhar durabilidade e manutenção de itens. Além da contabilidade, gerenciamento de reuniões e solicitações dos moradores. É importante sempre manter um ótimo relacionamento e fazer o máximo para proporcionar o bem-estar entre os condôminos.

Alguns preferem deixar essa tarefa na mão de administradoras, seja por não ter tanto conhecimento para realizar a gestão de condomínio ou para não sobrecarregar o síndico. Mas alguns condomínios fazem o próprio gerenciamento. Ou seja, entra nas responsabilidades do síndico. Veja como realizar essa gestão da melhor forma.

Tenha paciência

Esse é o primeiro passo para conseguir realizar uma boa gestão de condomínio, no dia a dia você vai precisar lidar e ouvir opiniões divergentes sobre o mesmo assunto. Realizar as tarefas com paciência vai te ajudar a resolver problemas difíceis com firmeza. Siga a ética e pense em primeiro lugar no bem coletivo. O importante é focar na solução e não na causa do problema. Por fim, sempre relembre as regras do condomínio, dessa forma todos ficam cientes.

Planeje o administrativo

Das finanças à contratação de colaboradores tudo precisa estar no planejamento. A parte financeira é a que mais preocupa. Aja sempre de forma preventiva e mantenha o financeiro no verde. Coloque em uma planilha os principais gastos: salário dos funcionários, contas de água, luz, impostos, taxas e fornecedores, desta forma, você consegue ver de forma ampla todos os gastos e onde pode economizar. Lembre-se de deixar uma reserva para algum gasto inesperado.

Em outra planilha coloque as tarefas que você precisa realizar para não esquecer de nenhuma:

  • Emitir os boletos das taxas de condomínio;
  • Redigir as atas e comunicados para deixar registrado as decisões e acontecimentos;
  • Estar presente em reuniões e representar o condomínio caso seja solicitado;
  • Selecionar, treinar e acompanhar os colaboradores e a execução das atividades.

Tenha apoio jurídico e contábil

O síndico consegue evitar impasses relacionados a área jurídica, com a orientação dos advogados, caso precise representar o condomínio. O contador irá orientar a maneira correta de recolher impostos, encargos sociais e outras taxas, auxiliando nos trâmites na Receita Federal.

Faça a prestação de contas

O síndico não pode e nem deve deixar de passar as informações, acima de tudo, em relação às contas. Vale lembrar que os condôminos realizam o pagamento da taxa mensal e tem por direito saber onde este dinheiro está sendo investido.

Para realizar uma boa gestão de condomínio, faça essa prestação de contas de forma periódica. Assim você mostra transparência no seu serviço, bem como, pode contar com a colaboração dos condôminos. Além de encontrar soluções para algum problema.

Veja como você pode fazer uma prestação de contas completa:

  • Exponha o problema e traga alguma solução, porém peça a opinião dos presentes na assembleia;
  • Sempre solicitar e armazenar as notas fiscais e recibos. Para garantir que eles não desapareçam escaneie e arquive em alguma pasta online. Solicite os recibos quando for contratar um serviço ou comprar qualquer coisa, por menor que seja.
  • Antes de fechar algum serviço faça mais de um orçamento, o indicado são 3.

Realize assembleias

As famosas reuniões de condomínio são muito importantes, nelas o síndico consegue ouvir os moradores, passar a prestação de contas, solucionar impasses e relembrar as regras de convivência. O síndico é o responsável pela administração, apesar disso não precisa pegar todas as responsabilidades sozinho. Contar com o apoio e a colaboração de todos os moradores em ajuda para manter o bem-estar. Caso seja mais fácil realize assembleias virtuais.

Comunicação assertiva

Como já dissemos, o síndico tem a função de ouvir e reunir as diferentes opiniões de todos diretamente envolvidos no condomínio: proprietários, moradores, colaboradores, entidades legais, imobiliárias e outras instituições. Depois precisa reunir tudo que ouviu e chegar a uma decisão única e que beneficie a todos.

Ao encontrar a decisão, é hora de informar para todos de forma clara e igual, realizando uma comunicação eficiente. As opções são inúmeras, escolha qual melhor se adequa a situação e realidade do condomínio.

Algumas formas de comunicar são:

  • Boletim informativo, pode ser colocado em algum lugar visível ou enviado de forma digital. A regularidade do boletim deve ser definida de acordo com as necessidades do condomínio;
  • Fazer um site ou aplicativo com as notícias do condomínio, mas se escolher essa opção verifique se as pessoas interessadas são ativas na internet, ou tem interesse nesse tipo de plataforma.
  • Em reuniões, se você perceber que está é a forma mais efetiva de comunicar de forma mais assertiva, faça sempre que preciso.

Otimize os processos

Com o planejamento em mãos você precisa juntar todas as partes envolvidas, pensar em ações, acompanhar as atividades que estão sendo feitas e não esquecer as tarefas do dia a dia. Ter o controle de tudo isso é muito importante para tornar a sua gestão de condomínio mais otimizada.

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